Beschäftigte*r (m/w/d) im Sekretariatsbereich

• allgemeine Sekretariatsarbeiten, wie Schriftwechsel oder Terminplanung
• Unterstützung bei der Organisation des Studienbetriebs, Bearbeitung von Anliegen der Studierenden, Abwicklung von Publikumsverkehr
• Einpflegen der Lehrveranstaltungen oder Studienleistungen in elektronische Systeme, Pflege von Internetseiten des Instituts
• Verwaltungs- und Organisationsaufgaben für das Institut, z.B. Unterstützung bei: der Mittelverwaltung (Kontrolle von Haushaltsmitteln, Personalmittelbudgets, Drittmitteln), der Archivierung, der Einrichtung von Mitarbeiterstellen, der Personal- und Stellenverwaltung, der Koordination studentischer Hilfskräfte
• Unterstützung bei der Verwaltung laufender Drittmittelprojekte und der Antragstellung neuer Projekte
• Materialverwaltung, Bestellungen, Überwachung der Lieferungen
• Rechnungsanweisungen und Vorbereitung von Kontierungen
• Post- und Telefondienst, Internetrecherche, Reisebuchungen
• Hilfe bei der Veranstaltungsorganisation für Vorträge und Tagungen

• eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder büroorganisationsbezogenen Beruf; alternativ einen Hochschulabschluss mit entsprechender Berufserfahrung in einem kaufmännischen oder büroorganisationsbezogenen Bereich
• selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise, organisatorisches Geschick sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Bereitschaft, mit den anderen Sekretariaten des Instituts zu kooperieren und diese auch bei Bedarf zu vertreten; soziale Kompetenz im Umgang mit Studierenden, Mitarbeiter*innen und Gastforscher*innen
• sicherer Umgang mit: verwaltungstechnischen Vorgaben (z.B. zum Arbeits- und Gesundheitsschutz), Prüfungs- und Studienordnungen
• sicherer Umgang mit den üblichen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) und dem Internet bzw. internet-basierten Plattformen und Kommunikationswegen
• gute Fähigkeit im (kaufmännischen) Rechnen, Kenntnisse in der Verwaltung von Budgetmitteln
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil
• die Bereitschaft zur Einarbeitung in weitere relevante Software, wie z.B. Haushaltsverwaltungssysteme und mathematische Textverarbeitungssysteme (LaTeX); Beteiligung an der Pflege des Internetauftritts

• einen unbefristeten, zukunfts- und standortsicheren Arbeitsplatz
• die Stelle ist wahlweise in Teilzeit (50%) oder Vollzeit zu besetzen
• attraktive und vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z. B. durch variable Arbeitszeitmodelle, Heim- und Telearbeit sowie Ferienfreizeitangebote für Kinder
• einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich mit Gestaltungsspielraum in einem engagierten und freundlichen Team
• eine interessante, vielseitige und durch Ihr persönliches Engagement zu gestaltende Aufgabe in Düsseldorf

Prof. Dr. Benjamin Klopsch
0211/81-11364