Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des elektronischen Bewerbungsmanagements an der HHU

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (im Folgenden HHU) für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 bzw. Artikel 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) nach.

Ergänzende Informationen sind der Datenschutzerklärung der HHU zu entnehmen (https://www.hhu.de/datenschutzerklaerung).

Hinsichtlich der verwendeten Begriffe „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortliche“, „Dritte“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 DS-GVO verwiesen.

1.  Ansprechpersonen

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die HHU, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten.  

1.1.    Verantwortliche für die Verarbeitung „Elektronisches Bewerbungsmanagement“

Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf

Universitätsstr. 1

40225 Düsseldorf

E-Mail: Rektorin@hhu.de

Tel.: +49 (0)211 / 81-10000

https://www.hhu.de

 

Herr Dr. Helmut Pfleger

E-Mail: D3-Personal@hhu.de  

Tel.: +49 (0)211 / 81-12420

https://www.hhu.de/die-hhu/organisation-und-gremien/die-zentrale-universitaetsverwaltung-zuv/dezernate-der-hhu/dezernat-3-personal  

1.2.    Datenschutzbeauftragte

Die behördliche Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:

Die Datenschutzbeauftragte

E-Mail: Datenschutz@hhu.de

Tel.: +49 (0)211 / 81-13060

https://www.hhu.de/datenschutz

2.  Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten und Zwecken der Verarbeitung

2.1.    Bewerber*innen

Im Rahmen der Verarbeitung „Elektronisches Bewerbungsmanagement“ werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen

1. Persönliche Daten: Anrede, Akademischer Titel, Vorname, Geburtsdatum,
   (Schwer-)Behinderung / Gleichstellung
2. Kontaktdaten: Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Land, Straße, Hausnummer, Ort, Postleitzahl, Adresszusatz
3. Sprachkenntnisse
4. Schulbildung: Höchster Schulabschluss, (voraussichtliches) Datum des Schulabschlusses
5. Ausbildung: Ausbildungsunternehmen, (voraussichtliches) Datum des Abschlusses der Ausbildung, (angestrebter) Abschluss der Ausbildung, Abschlussnote der Ausbildung
6. Studium: Hochschule, (voraussichtliches) Datum des Hochschulabschlusses, Studienrichtung, Abschlussnote des Studiums, (angestrebter) Hochschulabschluss
7. Derzeitige Beschäftigung: Beschäftigungsart, Arbeitgeber, Funktion / Tätigkeitsbeschreibung, Derzeit an HHU beschäftigt?
8. Stellenspezifische Angaben zu Kompetenzen und Qualifikationen

zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Einreichen einer Bewerbung
• Anlegen eines Benutzerkontos (Account) für das Karriere-Portal
• Kommunikation und Terminvereinbarung mit den Verantwortlichen des Stellenbesetzungsverfahrens der HHU
• Nutzung einer Merkliste für Stellenanzeigen, um sich zu einem späteren Zeitpunkt darauf zu bewerben (JobMerker)
• Anlegen von Suchkriterien, um sich in regelmäßigen Abständen über aktuelle Stellenangebote informieren zu lassen (JobAbo)

Die personenbezogenen Daten mit den Nummern 1-8 werden von den Bewerber*innen direkt erhoben. Für das Erstellen eines Accounts und Absenden einer Bewerbung ist das Ausfüllen der Pflichtfelder ausreichend. Wir empfehlen Ihnen, alle Felder auszufüllen, da nur so eine angemessene Beurteilung Ihrer Qualifikation möglich ist.

Darüber hinaus können weitere Angaben freiwillig (z. B. im Lebenslauf oder Anschreiben) enthalten sein: Familienstand, Anzahl der Kinder, Geburtsort, Nationalität, Religionszugehörigkeit, Empfehlungsschreiben, Arbeitszeugnisse, Nachweise über ehrenamtliche Tätigkeiten, Nachweise über Auslandsaufenthalte, Informationen zum beruflichen und schulischen Werdegang, Qualifikations- und Weiterbildungsnachweise, etc.)

Die Mitteilung einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung im Bereich „Persönliche Daten“ des Bewerbungsformulars ist freiwillig. Dementsprechend kann die Frage nach der Schwerbehinderung / Gleichstellung im entsprechenden Pflichtfeld mit „keine Angabe“ beantwortet werden. In diesem Fall (wie auch bei Auswahl der Antwort „nein“) wird die Bewerbung ohne Berücksichtigung der gesetzlichen Verfahrens- und / oder Förderpflichten, die sich insbesondere aus den §§ 163 ff SGB IX ergeben, behandelt. Bewerber*innen, die ihre Eigenschaft als schwerbehinderte bzw. diesen gleichgestellten Menschen berücksichtigt wissen wollen, müssen deshalb die Frage nach der Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung mit „ja“ beantworten.

2.2.    Beschäftigte

Im Rahmen der Verarbeitung „Elektronisches Bewerbungsmanagement“ werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen

9. Uni-Kennung
10. Persönliche Daten: Anrede, Akademischer Titel, Vorname, Nachname
11. Dienstliche Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Fax, Adresse, Zeitzone, Website
12. Gegenwärtige Arbeitsstelle: Organisationseinheit, Abteilung, Bereich, Funktion
13. Signatur

zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Durchführung von Stellenausschreibungen (unter Beteiligung der Gremien), Layout der Anzeige und Veröffentlichung im Karriere-Portal der HHU (wissenschaftliche Beschäftigte und Personal in Technik und Verwaltung) sowie auf ausgesuchten Stellenbörsen
• Ermittlung der geeignetsten Bewerber*innen (unter Beteiligung der Gremien) 
• Kommunikation mit den Bewerber*innen (Eingangsbestätigungen, Zwischenbescheide, Einladungen Vorstellungsgespräche etc.)
• Abstimmung und Kommunikation zwischen Fachbereichen, Fachabteilungen und Gremien nach definierten und im System konfigurierten Prozessen
• Abschluss des Bewerbungsverfahrens bzw. Aufhebung des Verfahrens
• Erstellung anonymer Statistiken

3.  Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grund der Bestimmungen der DS-GVO und des Landesdatenschutzgesetzes sowie ggf. weiteren maßgeblichen Gesetzen verarbeitet. Dies geschieht nur zu den in Ziffer 2 angeführten Zwecken.

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich gemäß der in Ziff. 2 aufgeführten Zwecke. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Bewerberdaten im Auswahlverfahren ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, § 16 DSG NRW. Wenn Ihre Bewerbungsunterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten, z. B. Angaben über Gesundheit, religiöse Überzeugung oder ethnische Herkunft, enthalten, stützen wir unsere Verarbeitung aufgrund unserer gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber und dem damit verbundenen Schutz Ihrer Grundrechte zusätzlich auch auf Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten im Stellenbesetzungsverfahren ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 3 DSG NRW und § 25 HSG NRW. Die Verarbeitung Ihrer unter Punkt 2 11-13 angegeben personenbezogener Daten zu den angegebenen Zwecken basiert auf einer ausdrücklichen oder konkludenten Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO. Mit dem Eintragen Ihrer Daten in der Software drücken Sie konkludent Ihre Einwilligung an der Verarbeitung dieser Daten aus.

4.  Übermittlung personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die unter Ziffer 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte. außer an unseren technischen Dienstleister für die Bereitstellung des Karriere-Portals, die Firma milch & zucker Talent Acquisition & Talent Management Company AG, Friedrich-List-Straße 23, 35398 Gießen. Weitere Informationen zum Datenschutz der Firma finden Sie unter: https://www.milchundzucker.de/datenschutzhinweise/.

Wir weisen aber darauf hin, dass die IT-Abteilungen bzw. ein Dienstleister im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten möglicherweise Zugriff haben.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten an Dienstleister außerhalb der EU oder des EWR übermitteln, geschieht dies nur, soweit die EU-Kommission diesem Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt bzw. es andere Garantien zum Schutz Ihrer Daten gibt.

5.  Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung

Die HHU speichert Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung der Zwecke gemäß Ziffer 2, für die Erfüllung von vertraglichen Pflichten oder von gesetzlich vorgegebenen Pflichten erforderlich ist. Danach werden diese Daten gelöscht.

6.  Ihre Rechte als Betroffene*r

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DS-GVO gewährten Rechte geltend machen:

• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DS-GVO). Es gelten die Einschränkungen nach § 12 DSG NRW;
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO);
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO. Es gelten die Einschränkungen nach § 10 DSG NRW;
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO;
• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO).

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DS-GVO). Die für die HHU zuständige Aufsichtsbehörde ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestraße 2-4

40213 Düsseldorf

Telefon: 0211 38424-0

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Wir wären Ihnen allerdings dankbar, wenn Sie – bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an die Aufsichtsbehörde wenden – mit unserer Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen würden. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.

7.  Gültigkeit dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die HHU veröffentlichten Fassung.